Perpustakaan merupakan sarana edukatif yang dapat dimanfaatkan untuk memperoleh berbagai informasi dan pengetahuan dari buku-buku fisik yang tersedia di dalamnya. Dalam lingkup pendidikan, khususnya universitas, adanya perpustakaan memiliki peran penting bagi pendidik maupun mahasiwa dalam mempermudah kegiatan belajar mengajar.
Universitas Negeri Yogyakarta memiliki perpustakaan yang sudah berdiri sejak 21 Mei 1964, bersamaan dengan berdirinya IKIP Negeri Yogyakarta pada masa itu.
Kepala UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta, Sulis Triyono tidak memperbolehkan kunjungan offline selama pandemi kemarin atas dasar SK Rektor yang mengacu pada peraturan kementerian RI. Penutupan perpustakaan itu sendiri diberlakukan mulai tanggal 15 Maret 2020 hingga sekarang.
“Operasional saat ini beralih ke perpustakaan online yang dapat diakses melalui laman lib.uny.ac.id,” terang Sulis Triyono ketika diwawancarai.
Beliau menjelaskan pula bahwa dalam layanan perpustakaan online sendiri, terdapat e-book serta e-journal yang sifatnya close access dan open access. Close access berarti tidak dapat diunduh, sedangkan jika open access berarti dapat diunduh.
Seluruh mahasiswa, dosen, serta karyawan UNY yang memiliki akun SSO UNY akan dapat masuk untuk mengakses serta mengunduh e-book maupun e-journal yang bersifat open access yang tersedia di sana.
Selain itu, jika kita masuk dengan akun SSO UNY ke laman lib.uny.ac.id, di sana akan terdapat berbagai layanan yang dapat kita manfaatkan. Layanan tersebut antara lain adalah perpanjangan mandiri, tagihan pinjaman, usulan buku, unggah mandiri, direct access jurnal, serta update password jurnal. Kemudian, juga terdapat daftar koleksi buku fisik terbaru, koleksi digital terbaru, keterangan hari libur perpustakaan, dan statistik transaksi serta kunjungan kita ke perpustakaan yang dapat dilihat di halaman dashboard.
Layanan perpustakaan online UNY tersebut dikelola oleh tiga orang staf yang bekerja di kantor Digital Library yang terletak di sebelah gedung UPT Perpustakaan UNY. Gedung perpustakaan lainnya yang terdapat di kampus pusat yaitu perpustakaan FT, FIP, FBS, FIK, FIS, FMIPA, FE, Pascasarjana, LPPM, dan UPP. Selain itu, juga terdapat satu perpustakaan yang sudah beroperasi di Kampus Wates dan telah dibangun pula satu perpustakaan di Kampus Gunungkidul, namun belum diisi perabot dan belum mulai beroperasi.
Saat ini, layanan perpustakaan online UNY berlangganan jurnal Scopus yang dapat diakses seluruh civitas academica yang memiliki akun SSO UNY. Sebelumnya, pihak UNY pernah berlangganan jurnal dari situs lain seperti Sciencedirect, Ebsco, dan Proquest, namun saat ini sudah tidak berlangganan lagi.
Meskipun perpustakaan ditutup selama pandemi, para penjaga tetap datang ke perpustakaan untuk melayani kunjungan yang sifatnya insidental. Tentunya tidak semua, para pustakawan dan tenaga kependidikan diberi jadwal untuk bergantian datang ke perpustakaan mengikuti aturan yang berlaku.
Mulai bulan Maret 2020 lalu hingga tiga bulan ke depannya, hanya diperbolehkan sebanyak 25% pekerja yang masuk. Dan sekarang, sudah diperbolehkan masuk sebanyak 75% dari seluruh jumlah pekerja.
“Tetapi karena enggak ada mahasiswa (yang mengunjungi gedung perpustakaan), para penjaga itu tugasnya mengambil paket yang berada di gerbang lalu dibawa ke sini. Kadang kalau satpam tidak sibuk, satpam yang mengantar ke kami buku yang berasal dari sumbangan mahasiswa untuk keperluan bebas perpus sebagai syarat yudisium,” jelas Sulis Triyono.
Teknis menyumbang buku dan keterangan bebas perpus sebagai syarat yudisium saat ini berjalan dengan baik menurut pengakuan Sulis Triyono. Jika sebelum pandemi pengurusan bebas perpus dilakukan secara langsung, selama pandemi diperbolehkan untuk melalui daring yang teknisnya dikirimkan melalui email.
Untuk harga buku yang disumbang mahasiswa, pihak perpustakaan menetapkan nominal yang berbeda bagi setiap jenjang, yaitu Rp25.000,- untuk mahasiwa S1; Rp50.000,- untuk mahasiswa S2; kemudian Rp75.000,- untuk mahasiswa S3.
Sejak menjabat menjadi kepala UPT Perpustakaan UNY mulai tanggal 1 Januari 2021, Sulis Triyono telah mengusahakan akreditasi perpustakaan UNY yang sebelumnya belum terakreditasi sejak didirikan.
Sulis Triyono kemudian mengajukan permohonan akreditasi pada Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. Akhirnya, akreditasi A untuk UPT Perpustakaan UNY berhasil didapat dan berlaku hingga tanggal 9 Desember 2026.
Kemudian, beliau juga menargetkan peningkatan kualitas enam komponen untuk perpustakaan offline maupun online. Enam komponen tersebut terdiri dari layanan, sarana prasarana, keuangan, manajemen, pengembangan sumber daya manusia, serta keunggulan.
Layanan yang dimaksud terkait dengan akun SSO UNY yang dapat digunakan untuk mengakses perpustakaan online, sarana prasarana mencakup adanya rak penitipan baru di perpustakaan untuk masing-masing pengunjung agar tidak kehilangan barang, serta langganan jurnal atau buku seperti Scopus.
Jumlah pengunjung perpustakaan offline sebelum pandemi, tepatnya pada tahun 2019 mencapai angka 3-5 ribuan mahasiswa saat hari biasa. Saat hari ujian tiba, pengunjung meningkat dua hingga tiga kali lipat mencapai 12-14 ribuan pengunjung.
Jam operasional perpustakaan saat itu dibuka mulai pukul 7:30 WIB sampai pukul 16:00 WIB saat hari biasa dan mulai pukul 7:30 WIB sampai pukul 21:00 WIB saat hari ujian.
Saat ini, gedung UPT Perpustakaan UNY memiliki empat lantai. Lantai satu, dua, dan tiga digunakan untuk menyimpan koleksi buku, tempat membaca, mengakses internet menggunakan komputer perpustakaan, serta melakukan transaksi peminjaman maupun pengembalian buku. Sedangkan lantai paling atas dikhususkan sebagai conference hall dengan kapasitas 300 orang.
Menurut penuturan Sulis Triyono, UPT Perpustakaan UNY direncanakan dibuka kembali untuk umum mulai bulan Juli 2022 jika sudah diperbolehkan oleh Satgas Covid-19.
Penulis: Elshinta Ryzty
